Siempre hay oportunidades de ahorro latentes en una organización. La clave radica en conocer muy bien los costos y hacer un buen análisis de gastos. El éxito de una empresa, como sabemos, es maximizar la rentabilidad. Muchas veces vemos compañías exitosas cuyo esfuerzo de ventas les permite obtener facturaciones increíbles que no se traducen en grandes rentabilidades. Tienen departamentos de compras administrativos que conocen cómo negociar y llegan a lograr ahorros, pero cuando se mide el tamaño de la oportunidad de ahorro escaneando más allá de la negociación, se pueden hasta triplicar. Si el spend no es analizado críticamente, no es posible maximizar los ahorros de ninguna compañía. Poner inteligencia en los datos de las compras permite convertir la información cruda de las negociaciones en oportunidades de realizar strategic sourcing, mejorar la gestión de inventarios, la operación en manufactura, la planificación, entender mejor los drivers de costos, gestionar mejor la relación con los proveedores y de AHORRAR. Un spend analysis bien realizado permite identificar las categorías que tienen más posibilidades de ser optimizadas, visualizar los patrones de gastos de la compañía, de negociación, de éxito y también de fracaso. Aunque las empresas en general tienen costosos ERPs, la información no siempre está completa, ordenada, clasificada con el mismo criterio. El desafío es recolectar toda la información en una base única, completa y confiable para poder hacer el análisis que permita definir la estrategia apropiada para cada categoría. Esto es una tarea que requiere conocimiento, dedicación de recursos y muchas veces no se realiza, aún cuando el ahorro se repagaría cómodamente, si los recursos se dispusieran. Con el resultado de este análisis y experiencia en cada categoría, se puede:

• Establecer planes de abastecimiento e idear estrategias que acompañen los lineamientos generales de la compañía.
• Generar un cambio positivo que transforme la función de compras, permitiendo alinear las estrategias del área a las estrategias globales de la compañía, maximizando los resultados.
• Es este el momento donde se determina si debe continuar realizándose ese gasto, reemplazarse por otro, simplificarse o si debe tercerizarse localmente o globalmente, con cuales proveedores deben establecerse alianzas estratégicas, cuáles pueden ser un riesgo de disrupción, cuales deben ser estandarizados, si hay algunos con oportunidades de sustitución.

  Para entender los incrementos y trabajar sobre las oportunidades, es fundamental conocer cuáles son los factores que componen el costo y cuál es la incidencia de cada variable controlable y no controlable. TCO (precio, especificaciones, performance en operaciones, productividad, tasas, factores de uso, lotes de compra, lotes de producción, stocks, costos transaccionales, gestión de demanda). Un ejemplo bastante común es la compra de Servicios profesionales, en donde algunas empresas compran para cada proyecto en particular y en general área por área, con poca o ninguna intervención de Compras. Muchas veces basadas en buenas experiencias pasadas que tiene el líder del área con determinada empresa de servicios, por falta de tiempo o recursos. Esto no siempre es la mejor opción para la totalidad del negocio y mucho menos maximiza la rentabilidad. Los contratos podrían dejar aspectos importantes afuera, como establecer claramente SLAs, KPIs y productividades, incluso en algunos casos puede no quedar correctamente establecido un acuerdo de incremento de precios a lo largo del tiempo de duración del contrato. Creemos que para poder maximizar la rentabilidad desde compras es básico:

• Tener toda la información consolidada en un solo lugar, clasificarla y maximizarla. Información es rentabilidad.
• Revisar los procesos identificando donde están las eficiencias y los riesgos.
• Compartir las buenas prácticas entre las áreas, automatizar y replicar procesos exitosos.

Para obtener los mayores beneficios de compras, las organizaciones necesitan además de procesos y sistemas apropiados, gerentes de compras y compradores con importantes conocimientos de mercado, de categoría, de macroeconomía y que cultiven fuertes lazos con toda la organización que permita explotar esos factores.  

El mundo actual, que es dinámico  y competitivo, y sus avances tecnológicos han provocado cambios profundos en la manera en que las organizaciones realizan la función de negociación y compras en los últimos tiempos.

Las compras controlan el mayor porcentaje (60 al 70 %) de los gastos e inversiones de muchas empresas. Cada peso ahorrado va directo a utilidades. Por eso el responsable del área de Compras debe estar entrenado para que pueda negociar con su contraparte de Ventas en pie de igualdad.

Sólo los profesionales experimentados y capacitados logran negociar grandes descuentos, mejores condiciones de pago, y si hay escasez de insumos, el stock necesario para suplir dicha necesidad. Además pueden elaborar una Orden de Compra disminuyendo el costo global (TCO) a su punto más bajo, manteniendo la calidad y la disponibilidad.

Tener un área de Compras con profesionales capacitados es un camino directo hacia la diferenciación de la cadena de suministro. Por tal motivo, es necesario que los individuos trabajen con una visión estratégica para gestionar con eficiencia las necesidades de la organización, especialmente las que son complejas y rápidamente cambiantes.